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Clôture d'un exercice comptable

Voir aussi :

Cet onglet permet d'effectuer la clôture de l'exercice comptable. Il est accessible depuis le module Comptabilité, menu Opérations, puis Clôture de l'exercice.

Quand effectuer la clôture de l'exercice ?

La clôture comptable est une opération à effectuer une fois pour chaque exercice, après la fin de celui-ci. En général, elle est effectuée dans les mois qui suivent la fin de l'exercice, afin d'avoir le temps d'effectuer toutes les saisies concernant l'exercice passé, et à cause de délai de réception de certaines pièces comptables (par exemple, si l'exercice se termine le 31 décembre, la période habituelle de clôture est durant le mois de mars ou d'avril qui suit).

Choix de l'exercice à clôturer

Il n'est pas possible de choisir l'exercice à clôturer : il s'agit forcément du plus ancien exercice non clôturé, car les exercices doivent être clôturés dans l'ordre chronologique. C'est pourquoi lors de l'arrivée sur cet onglet, IamOffice affiche de lui-même l'exercice concerné, dans un message de couleur verte et en haut de l'onglet.

Si à la place, un message de couleur rouge est affiché, c'est que la clôture n'est pas possible : soit il n'existe aucun exercice à clôturer, soit l'exercice suivant celui à clôturer n'existe pas ou n'est pas ouvert. Dans ce dernier cas, créez ou ouvrez l'exercice suivant depuis la liste des exercices.

Lancer la clôture de l'exercice

Plusieurs cases à cocher sont affichées, afin de vous inciter à faire les vérifications correspondantes. Vous devez absolument cocher ces cases avant de pouvoir lancer le traitement de clôture.

Écriture de dotation aux amortissements : Cette écriture à la date de fin d'exercice permet de comptabiliser l'amortissement de vos biens immobilisés (voir Immobilisations).
Lettrage des comptes lettrables : Les écritures non lettrées (des comptes lettrables) seront reportées dans l'exercice suivant (voir ci-dessous, Écriture pour les À-nouveaux). Vous devez donc lettrer toutes les écritures qui peuvent l'être avant la clôture (voir Lettrage des comptes).
Rapprochement bancaire : Les lignes non rapprochées (des comptes rapprochables) seront reportées dans l'exercice suivant (voir ci-dessous, Écriture pour les À-nouveaux). Vous devez donc effectuer le rapprochement bancaire (voir Rapprochements bancaires).
Validation des écritures : L'opération de validation des écritures a dû être effectuée pour toutes les écritures de l'exercice à clôturer (voir Validation des écritures).
Éditions : Afin d'être certain que vous ayez en votre possession les éditions, celles-ci ont dû être effectuées en choisissant de n'éditer que les écritures validées, les éditions doivent donc être lancées après la validation des écritures (voir les éditions : balance, journaux, grand-livre, bilan, compte de résultat).
Paramétrage : Le journal utilisé pour la clôture ainsi que les comptes de bénéfice ou de perte doivent être correctement définis (voir Paramètres généraux de la comptabilité, cadre Paramètres pour la clôture comptable).

Si tous ces contrôles et opérations ont été réalisés, cliquez sur le bouton Effectuer la clôture de l'exercice. Par sécurité, si toutes les cases ci-dessus ne sont pas cochées, un message d'erreur est affiché au moment du clic et le traitement n'est pas lancé.

L'opération de clôture est alors préparée (voir ci-dessous, Fonctionnement de la clôture de l'exercice pour le détail des opérations réalisées), puis l'écriture d'à-nouveaux qui va être créée est affichée en lecture seule. Vérifiez qu'elle ne contient pas de lignes qui seraient présentes à cause d'un lettrage ou d'un rapprochement non effectué :

Si tout est correct, validez cette écriture : la clôture est dès lors effectuée définitivement.
Sinon, annulez : la clôture ne sera pas effectuée.

Fonctionnement de la clôture de l'exercice

Écritures concernées

IamOffice va définir la période courante comme étant celle de l'exercice à clôturer, pour ne traiter que les écritures de cet exercice.

Vérifications préalables

IamOffice va vérifier que les conditions sont bien remplies, en regardant si :

L'exercice suivant existe et est ouvert (il peut être créé ou ouvert depuis la liste des exercices).
Les exercices antérieurs sont tous clôturés (en effet, les exercices doivent être clôturés chronologiquement : un exercice ne pourra pas être clôturé si un exercice précédent existe et n'est pas clôturé).
Les paramètres liés à la clôture sont définis (voir Paramètres généraux de la comptabilité, cadre Paramètres pour la clôture comptable).
Les écritures ont toutes été validées (voir Validation des écritures).

Lettrage

IamOffice va alors actualiser les marques de lettrage sur la période. Ainsi les lignes de l'exercice à clôturer lettrées par des lignes de l'exercice suivant seront provisoirement marquées comme non lettrées, ce qui permettra leur report dans l'exercice suivant (voir ci-dessous).

Écriture pour les À-nouveaux

IamOffice va ensuite créer une écriture à la date de début de l'exercice suivant, et dans le journal des À-nouveaux (définit dans les paramètres généraux, cadre Paramètres pour la clôture comptable).

Cette écriture contiendra :

Pour les comptes lettrables des classes 1 à 5, toutes les lignes non lettrées (qui constituent le solde du compte), copiées à la date de début du nouvel exercice.
Pour les comptes rapprochables des classes 1 à 5, toutes les lignes non rapprochées copiées à la date de début du nouvel exercice.
Pour les comptes des classes 1 à 5, si le solde n'est pas nul à la date de fin d'exercice, une ligne créée à la date de début du nouvel exercice, pour reporter ce solde dans le nouvel exercice (les soldes des comptes des classes 6 et 7 ne sont pas reportés : ils sont soldés dans le résultat, voir ci-dessous).

Enfin, le résultat de l'exercice à clôturer sera ajouté à cette écriture. IamOffice va calculer le solde des classes 6 et 7 qui représente le bénéfice ou la perte de l'exercice :

Si ce solde est négatif, c'est un bénéfice, une ligne sera ajoutée dans le compte de bénéfice (compte 120 défini dans les paramètres généraux de la comptabilité, cadre Paramètres pour la clôture comptable).
Si ce solde est positif, c'est une perte, une ligne sera ajoutée dans le compte de perte (compte 129 défini dans les paramètres généraux de la comptabilité, cadre Paramètres pour la clôture comptable).

Verrouillage définitif de l'exercice

L'exercice à clôturer sera alors définitivement verrouillé et marqué comme clôturé.

Il ne sera plus possible de modifier, ajouter ou supprimer une écriture de l'exercice.
Toutefois, tant que l'écriture d'à-nouveaux n'a pas été validée (voir Validation des écritures), le bouton Annuler la dernière clôture d'exercice de l'onglet Exercices permet de revenir sur la dernière clôture.

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