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IamOffice - Aide
Cette page est accessible depuis l'accueil du logiciel, en choisissant le sous-menu Société.
Elle permet de renseigner les données relatives à votre société et communes à tous les modules du logiciel. L'adresse email indiquée sur cette page pourra être utilisée par le logiciel pour communiquer avec vous.
Vos coordonnées personnelles sont quant à elles renseignées dans votre fiche utilisateur.
La forme juridique, sous la raison sociale, décrit le type de votre structure, en trois catégories :
Elle est demandée à la création de votre espace de travail et se modifie ici ; son indication est obligatoire : si votre espace a été créé avant que cette information n'existe, elle est vide et vous devrez la choisir avant de pouvoir enregistrer cette page. C'est elle qui détermine la catégorie tarifaire de votre espace de travail.
La section Numéros porte le numéro SIRET et le numéro de TVA intracommunautaire de votre structure. Ils sont demandés, facultativement, dès la création de votre espace de travail, et se complètent ou se corrigent ici. Le SIRET identifie votre entreprise, notamment pour la facturation électronique ; le numéro de TVA intracommunautaire figure sur vos factures.
La section TVA précise le régime d'imposition à la TVA de votre société (réel normal, réel simplifié, franchise en base ou hors champ), son mode de fonctionnement (TVA sur les débits ou à l'encaissement) et la fréquence de déclaration (mensuelle, trimestrielle ou annuelle). Le régime est demandé dès la création de votre espace de travail : ces valeurs sont donc déjà en place à la première connexion, et c'est ici qu'elles se modifient ensuite. Une bulle d'aide, sur chaque champ, en détaille les cas d'usage. Les choix sont rendus cohérents entre eux : en franchise en base ou hors champ, le mode et la fréquence ne s'appliquent pas et sont désactivés ; en réel simplifié, la déclaration est annuelle ; en réel normal, elle est mensuelle ou trimestrielle. Ces informations sont notamment reprises par la facturation électronique.
Lorsque votre espace est raccordé à la facturation électronique, deux règles s'appliquent à l'enregistrement de cette fiche : le SIREN (les 9 premiers chiffres du SIRET) ne peut plus être modifié, car il identifie votre entreprise sur la plateforme (le reste du SIRET, lui, reste modifiable) ; et toute modification du régime, du mode ou de la fréquence de TVA doit être confirmée, car elle est aussitôt redéclarée à la plateforme (calendrier d'e-reporting) ; si vous ne confirmez pas, vos modifications sont abandonnées et la fiche retrouve les valeurs enregistrées.
Les coordonnées bancaires (IBAN et BIC) servent à indiquer, sur les factures que vous émettez, le compte sur lequel vos clients doivent vous régler. L'IBAN est indispensable pour qu'un règlement par virement figure dans une facture électronique : sans lui, le mode de règlement reste mentionné en toutes lettres, mais le virement n'est pas détaillé. Le BIC est facultatif. Ces deux informations sont contrôlées à l'enregistrement.