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IamOffice - Aide
Déclaration de la TVA
Cet onglet permet de calculer la TVA, de reconstituer le formulaire officiel de déclaration, et d'enregistrer l'écriture d'OD de TVA correspondante. Il est accessible depuis le menu Écritures, puis TVA du module Comptabilité. Cependant, si vous avez configuré IamOffice pour une structure non soumise à la TVA, cet onglet ne sera pas affiché. Vous pouvez modifier cela depuis les paramètres généraux de la comptabilité, accessibles dans le module Comptabilité depuis Paramètres, puis Généraux.
- Cliquez sur Passer l'OD
- Cliquez sur Ok pour valider l'écriture
Reportez ensuite les montants dans votre déclaration en ligne, et n'oubliez pas de régler le montant correspondant au Trésor Public !
Fonctionnement de la TVA dans votre structure
Si votre structure est soumise à la TVA, il y a pour elle 2 types de fonctionnement possible pour la gestion de la TVA :
- TVA sur les débits : la TVA collectée par votre structure doit être acquittée dès lors qu'elle a été facturée.
- TVA sur les encaissements : la TVA collectée par votre structure doit être acquittée au moment où elle a été effectivement réglée par vos clients (ce qui arrive en principe après la facturation).
En général, les prestataires de services fonctionnement avec la TVA sur les encaissements (mais peuvent demander à fonctionner en TVA payée sur les débits). Les autres types de structures fonctionnent avec la TVA sur les débits.
Mode de calcul pour la TVA
Les calculs sont faits automatiquement par IamOffice, sur un principe simple et robuste : la déclaration proposée est égale à tout ce qui est exigible jusqu'à la fin du mois choisi, moins tout ce qui a déjà été déclaré lors des déclarations précédentes. Une facture oubliée lors d'une déclaration passée, une écriture ajoutée après coup ou un règlement tardif sont donc rattrapés automatiquement dans la déclaration suivante : rien n'est perdu, et rien n'est compté deux fois.
Ce qui a déjà été déclaré se lit dans les écritures d'OD de TVA des périodes antérieures — y compris celles que vous auriez saisies à la main dans un journal d'OD, qui sont reconnues comme des déclarations passées.
TVA payée sur les débits
Dans ce mode de fonctionnement, toute la TVA est exigible à la date de la facture : IamOffice se base sur les dates comptables uniquement pour déterminer s'il doit ou non tenir compte d'une écriture.
TVA payée sur les encaissements
Dans ce mode de fonctionnement, la date d'exigibilité dépend de la nature de l'opération, conformément aux règles fiscales :
- les livraisons de biens sont exigibles dès la facture, même en mode encaissements — ce mode ne concerne que les prestations ;
- les prestations de services ne sont exigibles qu'à l'encaissement du prix.
IamOffice distingue les deux par le compte de vente de chaque ligne d'écriture : les comptes dont le numéro commence par l'un des radicaux du paramètre Radicaux des comptes de prestations de services (voir Paramètres généraux de la comptabilité) sont des services ; les autres comptes de vente sont des biens. Si le paramètre est vide, la liste par défaut est 704 705 706 708.
Pour les prestations, la TVA collectée sur une facture n'est due qu'à hauteur de ce que le client a effectivement réglé. Si le règlement est partiel, seule la proportion correspondante de la TVA de la facture est prise en compte — et pour une facture mêlant biens et services, le règlement est réparti au prorata des deux parts.
Pour cela, IamOffice analyse chaque compte client et rapproche les règlements des factures qu'ils soldent :
- Il utilise en priorité la référence lettrage commune à une facture et à son règlement.
- À défaut de référence lettrage, il affecte automatiquement chaque règlement aux factures les plus anciennes du compte, dans l'ordre.
Pour chaque facture, IamOffice calcule ainsi la part réglée et applique cette proportion à la TVA collectée de la facture. Il tient compte de tous les règlements reçus jusqu'à la fin de la période, y compris ceux des périodes précédentes : une facture dont la TVA a déjà été déclarée lors d'une période antérieure n'est donc pas comptée deux fois.
La TVA déductible sur les achats est quant à elle déduite à la date de la facture d'achat, pour les biens comme pour les services.
Le lettrage des comptes clients (qui associe chaque facture à ses règlements) est décrit dans la page Lettrage des comptes.
Période de calcul de la TVA
Dans le cadre TVA à gauche, le champ TVA jusqu'à fin est un sélecteur de mois. Sélectionnez le mois de fin de la période de TVA à calculer : en principe, il s'agit du mois qui précède la date actuelle.
IamOffice calcule alors toute la TVA à payer jusqu'à la fin du mois indiqué, en tenant compte des montants de TVA déjà réglés lors des périodes précédentes. À chaque changement de ce mois, la TVA est recalculée automatiquement.
La Période comptable, rappelée en haut de l'écran, correspond en principe aux exercices couramment ouverts.
Résultat du calcul de la TVA
Le logiciel recalcule en temps réel la TVA, c'est-à-dire que lors de votre arrivée sur l'onglet, la TVA est calculée, et à chaque fois que la période est modifiée, la TVA est recalculée.
Pour ses calculs, le logiciel se base sur les paramètres pour la gestion de la TVA, qui indiquent quels sont les comptes de TVA déductible, collectée, etc.
Dans le cadre TVA à gauche, le logiciel affiche trois montants :
- TVA collectée + : Solde des comptes de TVA collectée (la TVA qui vous a été réglée par vos clients, et que vous devez reverser à l'État).
- TVA déductible - : Solde des comptes de TVA déductible (la TVA que vous avez payée lors de vos achats, et que vous récupérez).
- TVA totale = : Le montant total de TVA, égal à la TVA collectée diminuée de la TVA déductible. C'est le montant que vous devez reverser à l'État (ou qui sera reporté s'il est négatif).
Un clic sur l'un de ces montants ouvre le détail des lignes qui le composent.
Génération de l'écriture relative au règlement de la TVA
Le règlement de la TVA se concrétise par une seule écriture, l'OD de TVA, qui solde les comptes de TVA déductible et collectée et reporte le montant sur le compte de TVA à décaisser.
Cliquez sur le bouton Passer l'OD. IamOffice vous présente alors l'écriture correspondante. Vous pouvez la modifier ou annuler sa création si elle ne vous convient pas. Sinon, validez l'écriture proposée en cliquant sur Ok.
Sous le bouton, un message indique si l'OD de TVA a déjà été passée pour le mois choisi, ou non. Le règlement effectif au Trésor Public s'effectue ensuite par une écriture de banque, en dehors de cet écran.
Déclarer votre TVA à l'administration fiscale
Formulaire de déclaration de TVA
Toutes les lignes du formulaire officiel de déclaration de TVA sont présentes dans le tableau Déclaration de TVA, affiché au centre de l'écran. Un clic sur une ligne en affiche le détail. Ce tableau peut être utilisé pour déclarer votre TVA sur le site de l'administration fiscale.
En bas de l'écran, le cadre Erreurs rencontrées et avertissements signale les écritures qui posent problème (erreurs bloquantes) ou qui méritent votre attention (avertissements) pour le calcul de la TVA.
Le bouton PDF, situé au-dessus du formulaire, permet d'éditer le formulaire de déclaration de TVA : il le télécharge au format PDF, que vous pourrez imprimer par la suite depuis votre poste de travail.
Déclarer votre TVA auprès de l'administration fiscale via son site internet
Pour déclarer la TVA de vote société auprès de l'administration fiscale, rendez-vous sur le site internet des impôts, et suivez la procédure décrite ci-dessous.
Note : ces informations, étant relatives au site internet de l'administration fiscale qui n'est bien sûr aucunement lié à IamOffice, peuvent devenir obsolètes à tout moment, si l'administration fiscale effectue des modifications sur son site internet.
Accéder au site internet de l'administration fiscale : https://www.impots.gouv.fr
- Une fois sur le site, cliquez en haut à droite sur le bouton Votre espace professionnel.
- Renseignez alors vos identifiants et cliquez sur le bouton Connexion
- Une fois connecté, vous devriez avoir le menu ci-dessous affiché à l'écran, repérez l'encadré intitulé Mes services, et cliquez sur le lien T.V.A. présent dans la section Déclarer.
- Le site de l'administration fiscale affiche alors la liste de vos dossiers, et un bouton Déclarer sur lequel il vous faut cliquer.
- Une liste des périodes d'imposition est affichée, cliquez sur la période concernée, en général il s'agit de la première de la liste.
- Le formulaire de déclaration pour la période est alors affiché :
- Il s'agit du même formulaire que celui présent dans IamOffice.
- Il vous faut simplement le remplir en y reportant les montants présents dans le formulaire de IamOffice.
- Après avoir rempli cee formulaire, validez votre saisie sur le site de l'administration fiscale, et n'oubliez pas de régler le montant correspondant.