IamOffice - Aide

Factures reçues

Voir aussi :

La facturation électronique

Factures et devis

Refus d'une facture reçue

Historique e-facture

Fiche d'une facture

Paramètres généraux de facturation

Cette page est accessible depuis le menu Factures du module Facturation, sous l'entrée Factures et devis.

Elle n'apparaît que si votre espace de travail est raccordé à la plateforme d'échange de factures électroniques — y compris quand la facturation électronique est en pause : les factures déjà reçues restent consultables, seuls les échanges sont suspendus.

Cette page affiche la liste des factures électroniques reçues de vos fournisseurs, par opposition à la page Factures et devis qui liste les factures que vous émettez. Les factures reçues sont récupérées automatiquement depuis la plateforme d'échange ; une bulle d'information vous signale l'arrivée de nouvelles factures.

Le fournisseur et vos contacts

À l'arrivée d'une facture, IamOffice recherche son émetteur parmi vos contacts : d'abord par son adresse électronique de facturation, puis par son numéro SIREN/SIRET — jamais par son nom, qui peut varier d'un document à l'autre. Si aucun contact ne correspond, une fiche de contact est créée automatiquement, avec l'étiquette choisie dans les paramètres de la facturation électronique (par défaut, l'étiquette Fournisseurs).

Affichage de la liste

Les factures reçues sont triées par date décroissante. Le clic sur une ligne ouvre la fiche de la facture en lecture seule (voir plus bas). La liste se met à jour automatiquement à la réception de nouvelles factures.

Description des colonnes de la liste des factures reçues :

Date : Date de la facture
Type : Type du document (facture ou avoir)
Numéro : Numéro attribué par le fournisseur
Fournisseur : Nom du fournisseur émetteur de la facture
Commentaire privé : Commentaire interne que vous pouvez saisir sur la facture reçue (voir la fiche), non transmis au fournisseur
Montant HT : Montant hors taxes
Montant TVA : Montant de la taxe sur la valeur ajoutée
Montant TTC : Montant toutes taxes comprises
e-fac : État de la facture électronique, matérialisé par une icône en bout de ligne. L'info-bulle affichée au survol précise uniquement le libellé de l'état ; le motif d'un refus se consulte désormais dans l'historique (voir plus bas, entrée Historique e-facture du mini-menu). Les états possibles sont : En cours, Transmise, Reçue, Prise en charge, Approuvée, Contestée, Refusée, Encaissée, Rejetée et Échec de l'envoi. Les états Rejetée et Échec de l'envoi, affichés en rouge, signalent respectivement une facture déposée sur la plateforme mais refusée par elle pour un motif technique ou réglementaire, et un dépôt qui n'a pas abouti.

Filtrage des factures reçues

Plusieurs critères permettent d'affiner l'affichage :

Filtre par période : Deux champs de date (de et au) délimitent la période affichée. Par défaut, les douze derniers mois sont affichés. La modification de ces dates recharge la liste.

Filtres par type : Deux cases à cocher, Facture et Avoir, permettent d'afficher ou de masquer chaque type de document. Les deux sont cochées par défaut.

Filtres complémentaires : Trois zones de filtrage s'appliquent instantanément sur les factures déjà affichées :

Montant HT de / jusqu'à : Bornes minimale et maximale du montant hors taxes
Contact : Filtre sur le nom, l'adresse ou le code postal du fournisseur
Commentaire : Filtre sur le commentaire privé

Actions sur une facture reçue

Chaque ligne dispose d'un mini-menu, accessible en cliquant sur l'icône en bout de ligne :

Voir le PDF : Télécharge et affiche le PDF de la facture reçue (l'original transmis par le fournisseur, ou à défaut un PDF généré à partir des données reçues)
Voir le détail : Ouvre la fiche de la facture en lecture seule (le clic sur la ligne a le même effet)
Historique e-facture : Ouvre la fenêtre d'historique retraçant tous les événements survenus sur la facture auprès de la plateforme d'échange. Cette entrée n'est proposée que si la facture dispose d'un état de facturation électronique

Si vous disposez du droit de modification de la facturation, le mini-menu propose également de faire évoluer l'état de la facture. Chaque action n'est proposée que si elle correspond à un changement d'état :

Prendre en charge : Signale au fournisseur que sa facture est prise en charge. Une confirmation vous est demandée, rappelant l'émetteur, la date, le montant TTC et le numéro de la facture.
Approuver : Signale au fournisseur que sa facture est approuvée. Une confirmation vous est demandée, rappelant l'émetteur, la date, le montant TTC et le numéro de la facture.
Refuser... : Refuse la facture (voir Refus d'une facture reçue). Le motif du refus est alors obligatoire et doit être choisi dans une liste normalisée (taux de TVA erroné, montant total erroné, erreur de calcul, facture non conforme, doublon, destinataire erroné, transaction inconnue, émetteur inconnu, contrat terminé, double facturation, commande erronée, adresse erronée, référence de contrat absente)

À noter : la prise en charge et l'approbation sont un simple confort de suivi et ne sont pas obligatoires. Seul le refus, qui doit être motivé, a une portée réglementaire. Une facture reçue que vous ne traitez pas reste valable : aucune approbation tacite ni aucun délai automatique ne s'y applique.

Pendant une pause de la facturation électronique, ces changements d'état ne sont pas proposés : ils seraient un envoi vers la plateforme, ce que la pause suspend. La consultation (PDF, détail, historique) reste entièrement possible.

Fiche d'une facture reçue

La fiche s'ouvre en lecture seule (son titre porte la mention non modifiable) et réutilise la présentation de la fiche d'une facture, sans l'aperçu PDF. Les lignes, les montants et la TVA de la facture du fournisseur y sont consultables mais non modifiables. Les mentions portées par la facture y sont également affichées, chacune sous un intitulé qui dit de quoi elle traite (conditions de paiement, en cas de retard de paiement, remarque du fournisseur, information...) ; le texte complet d'une mention se consulte par le mini-menu de sa ligne, comme sur une facture émise. Une donnée technique du document (cadre de facturation, code interne du fournisseur) est signalée comme telle et n'apparaît pas sur la visualisation PDF.

Le bouton PDF télécharge le PDF de la facture reçue.
La zone Commentaire privé est la seule information modifiable : le bouton Ok enregistre ce commentaire, qui reste interne et n'est pas transmis au fournisseur.

Éditions

Deux boutons permettent d'exporter la liste des factures reçues actuellement affichée :

PDF : Génère un document PDF de la liste
Excel : Génère un fichier Excel de la liste, pour une exploitation ultérieure des données

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