Page précédente | Page suivante
IamOffice - Aide
Lettrage des comptes
Cet onglet permet de lettrer les comptes. Il est accessible depuis le menu Écritures, puis Lettrage du module Comptabilité.
- Pour chaque ligne à lettrer ensemble, cliquer dans la colonne L de la ligne (ou appuyer sur la barre d'espace alors que la ligne est survolée par la souris ; le survol peut aussi être déplacé avec les flèches du clavier).
- Cliquer ensuite sur le bouton Lettrer les lignes.
Qu'est-ce que le lettrage ?
Le lettrage est l'opération qui consiste à marquer ensemble, au sein d'un même compte comptable, les lignes ayant des montants qui s'équilibrent (c'est-à-dire : dont la somme cumulée est à zéro), afin de regrouper entre eux les factures et leurs règlements, les achats et leurs paiements.
Une fois que toutes les lignes possibles ont été marquées de cette manière, les lignes non marquées désignent celles pour lesquelles un règlement est attendu, ou un paiement est à faire.
Page précédente | Page suivante
Il est multiple :
- Cela permet de voir facilement les règlements attendus ou les paiements à effectuer.
- Lors de la clôture comptable, les lignes non lettrées sont reportées dans l'exercice suivant.
Quels comptes peuvent être lettrés ?
En principe, les comptes à lettrer sont les comptes de la classe 4, notamment ceux commençant par 401 (les comptes des fournisseurs) et les comptes commençant par 411 (les comptes des clients).
Lettrage d'un compte
Le lettrage se fait compte par compte, en marquant ensemble les lignes qui s'équilibrent.
Cet onglet permet de lettrer les comptes. Il est accessible depuis le menu Écritures, puis Lettrage du module Comptabilité.
Une fois que toutes les lignes ont été lettrées, les lignes non lettrées sont mises en évidence. Dans l'image ci-dessous, un règlement est encore en attente.
La référence lettrage
La référence lettrage est toujours attribuée automatiquement par le logiciel, lors du lettrage (par le bouton Lettrer les lignes, ou par le lettrage automatique décrit plus bas). Elle est visible dans la colonne Réf. lettrage. Il n'est pas possible de la saisir manuellement (cliquer sur une ligne ouvre simplement la fenêtre de modification de l'écriture).
Filtrage des écritures lettrées
Trois cases permettent de choisir les lignes affichées : Voir le lettrage en cours, Voir les lignes lettrées et Voir les lignes non lettrées. Par défaut, les lignes déjà lettrées ne sont pas affichées.
En reprenant l'exemple utilisé plus haut, et en appliquant ces filtres de l'image ci-dessus, seule une ligne est affichée : le règlement en attente.
Lettrage automatique
Le menu Lettrage automatique..., à gauche de la liste, propose :
- Lettrer automatiquement les lignes de ce compte : le logiciel recherche de lui-même les lignes dont les montants s'équilibrent (d'abord par couples débit/crédit, puis par combinaisons allant jusqu'à 4 débits et 4 crédits), les marque comme lettrées et leur attribue une nouvelle référence lettrage commune.
- Lettrer automatiquement ce compte si son solde est proche de zéro.
- Effacer le lettrage en cours.
- Délettrer tout le compte.
Ce menu comporte aussi, réservée aux utilisateurs disposant du droit Système (un administrateur ne possède pas d'office ce droit), l'entrée Actualiser les marques de lettrage (correction). Lorsque cette actualisation est demandée, le logiciel effectue successivement ces 2 passages sur toutes les lignes d'écritures de la période affichée :
- Tout d'abord, il supprime toutes les marques de lettrage des lignes, mais conserve leurs références lettrages.
- Puis pour chaque compte, il calcule le total des montants des lignes ayant la même référence lettrage, et si ce total est égal à zéro, il marque les lignes correspondantes comme lettrées.
Intérêt de l'actualisation des marques de lettrage
Il y a 2 intérêts notables.
- Corriger les marques suite à des modifications : Si plusieurs lignes sont lettrées ensemble, et que des montants ou des références lettrages sont modifiées, les marques de lettrage ne sont pas affectées par le logiciel. Pourtant dans de tels cas, il est probable que les marques de lettrage ne soient plus correctes. L'actualisation des marques de lettrage remettra les marques de manière correcte.
- Modification de l'état lettré ou non des lignes selon la période : Si la période affichée ne concerne qu'une partie des lignes lettrées ensemble, l'actualisation des marques de lettrage à ce moment-là aura pour effet de supprimer les marques des lignes de la période lettrées avec des lignes hors de la période.
Par exemple, après l'actualisation des marques de lettrage, une ligne d'écriture appartenant à un exercice comptable et qui est lettrée avec une ligne appartenant à l'exercice suivant ne sera plus marquée lettrée si la période affichée ne couvre qu'un seul des 2 exercices concernés.
En modifiant la période de manière à afficher les 2 exercices simultanément, et en relançant l'actualisation des marques, les lignes seront de nouveau marquées comme lettrées.
Lors de la clôture comptable, IamOffice effectue une actualisation des marques de lettrage en prenant comme période l'exercice à clôturer. Ainsi les lignes de l'exercice lettrées avec des lignes de l'exercice suivant perdent leurs marques de lettrage (les références lettrages ne sont pas impactées). Cela permettra que les lignes ayant perdu leur marque de lettrage soient reportées dans l'exercice suivant.
Nouveautés du module Comptabilité - Retour à l'accueil - Site