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IamOffice - Aide

Banque et transactions bancaires

Cet onglet est destiné à la gestion des transactions bancaires téléchargées depuis votre banque. Il est accessible depuis le module Comptabilité, menu Écritures, puis en sélectionnant Banque.

Télécharger un fichier de transactions bancaires

IamOffice n'est pas en mesure de télécharger directement ces transactions depuis votre banque. Vous devez vous connecter vous-même au site de votre banque avec les identifiants fournis par votre banque. Accédez alors à l'espace de téléchargement des transactions bancaires, si cette fonctionnalité est disponible avec votre banque (sinon, vous ne pourrez pas utiliser les fonctionnalités décrites ici. Notez que la méthode de téléchargement des transactions bancaires varie d'une banque à l'autre. Contactez directement votre banque si vous avez besoin d'aide à ce sujet).

Lors du téléchargement du fichier de transactions bancaires depuis le site de votre banque, choisissez l'un des formats de fichier pris en charge

par IamOffice. La liste de ces formats peut être consultée sur la page suivante : Import d'un fichier de transactions bancaires, paragraphe Formats pris en charge par IamOffice

Gardez secrets les identifiants de connexion au site de votre banque. IamOffice et son équipe ne vous les demanderont jamais.

Importer un fichier de transactions bancaires

Pour importer un fichier précédemment téléchargé (voir ci-dessus), faites le glisser (par une opération à la souris de glisser-déposer) dans le cadre intitulé Déposez votre fichier ici (après avoir fermé cette page d'aide). Vous pouvez également cliquer sur le cadre, un sélecteur de fichier s'ouvre alors : sélectionnez le fichier que vous avez téléchargé depuis votre banque.

Cadre où déposer le fichier téléchargé

Dès que le fichier a été déposé ou choisi par le sélecteur de fichier, une fenêtre s'ouvre, vous demandant d'indiquer (ou de confirmer) le format du fichier téléchargé : reportez-vous à Import d'un fichier de transactions bancaires.

Liste des transactions bancaires importées

Une fois les transctions bancaires importées dans IamOffice, elles apparaissent dans la partie inférieure de l'affichage, sous la liste des écritures.

Les colonnes de cette liste sont les suivantes :

• Date : Date prise en compte par la banque pour cette transaction bancaire.
• Libellé : Libellé de la transaction bancaire, créé par l'émetteur de la transaction, et/ou par votre banque.
• Débit : Montant de la transaction, s'il est au débit.
• Crédit : Montant de la transaction, s'il est au crédit.
• Banque : Date à laquelle la banque a enregistré la transaction.
• Import : Date à laquelle vous avez importé le fichier de transactions bancaires contenant cette transaction.

Les notions de débit et de crédit fonctionnent à l'envers du compte 512 de banque de votre comptabilité, car le sens des transactions bancaires est déterminé du point de vue de la banque : ce qui est une dépense pour vous sort de votre compte en banque, mais votre banque inscrit cela au débit de votre compte car elle ne vous doit plus cette somme ; ce qui est une recette pour vous arrive dans votre compte en banque, mais votre banque inscrit cela au crédit de votre compte car alors elle vous doit cette somme.

Un liseré de couleur est présent à gauche de chaque transaction bancaire présente dans la liste.

• Liseré bleu : Il n'y a pas de compte d'indiqué pour la contrepartie de cette transaction, elle ne peut pas encore être passée en comptabilité (voir ci-dessous, Traiter les transactions bancaires).
• Liseré vert : Un compte a été indiqué pour la contrepartie de cette transaction, elle est prête à être passée en comptabilité (elle le sera lorsqu'un clic sur le bouton Créer les écritures comptables sera fait).
• Liseré gris : La transaction a déjà été passée en comptabilité.

Selon le filtrage de la liste (voir ci-dessous, Filtrage de la liste), les transactions porteuses de certaines couleurs sont visibles ou masquées.

Filtrage de la liste

Vous pouvez cocher les cases suivantes pour filtrer la liste des transactions :

• Voir les transactions prêtes à passer en comptabilité : Ces transactions sont porteuses d'un liseré vert. Cocher cette case pour afficher les transactions bancaires qui seront passées en comptabilité lors du clic sur le bouton Créer les écritures comptables (il s'agit des transactions bancaires pour lesquelles la contrepartie a été indiquée).
• Voir les transactions sans compte pour la contrepartie : Ces transactions sont porteuses d'un liseré bleu. Cocher cette case pour afficher les transactions bancaires pour lesquelles le compte pour la contrepartie n'a pas encore été indiqué.
• Voir les transactions déjà passées en comptabilité : Ces transations sont porteuses d'un liseré gris. Cocher cette case permet d'afficher les transactions bancaires traitées, pour lesquelles une écriture a été enregistrée dans la comptabilité.

Traiter les transactions bancaires

Chaque transaction bancaire nécessite une contrepartie. En effet, pour être enregistrée en comptabilité, une transaction bancaire nécessite 2 comptes comptables : le compte de la banque (commençant par 512) qui sera le même pour toutes les transactions puisqu'elles proviennent de la même banque, et un compte de contrepartie, qui dépend de la nature de la transaction et de votre type de comptabilité. En comptabilité de trésorerie, il s'agit d'un compte de charge (classe 6) pour une dépense, ou d'un compte de produit (classe 7) pour une recette. En comptabilité d'engagement, il s'agit d'un compte fournisseur (classe 401) pour une dépense, ou d'un compte client (classe 411) pour une recette (le mouvement bancaire ne faisant que solder le tiers, la charge ou le produit ayant déjà été enregistré au moment de la facturation).

Afin d'indiquer le compte pour la contrepartie d'une transaction téléchargée, cliquez sur la ligne correspondante. Une fenêtre s'affiche :

Fenêtre de saisie du compte pour la contrepartie

Indiquez le compte à utiliser, puis cliquez sur le bouton Ok : selon l'état des cases à cocher de filtrage (voir ci-dessus), la transaction disparaît de la liste des transactions bancaires (si la case Voir les transactions prêtes à passer en comptabilité n'est pas cochée) ou bien est affichée avec un liseré vert (indiquant que la transaction est prête à passer en comptabilité).

Dans le cas où vous ne souhaitez pas enregistrer la transaction dans votre comptabilité, n'indiquez pas de compte mais cochez simplement la case Ignorer cette transaction, et cliquez ensuite sur Ok (en principe, cela est réservé à de rares cas, tels qu'un montant débité par erreur et aussitôt recrédité).

Une fois que le compte a été indiqué, la transaction est prête à être passée en comptabilité, ce qui peut êtré réalisé en cliquant sur le bouton Créer les écritures comptables. Pour plus d'informations à ce sujet, reportez-vous à Passage d'une transaction bancaire en comptabilité.

Automatisation : création de règles

Bien souvent, des transactions similaires sont présentes de multiples fois sur un même relevé, ou reviennent relevé après relevé.

Afin de ne pas devoir indiquer à chaque fois le même compte pour la contrepartie de ces transactions récurrentes, vous pouvez cliquer sur le lien Créer une nouvelle règle pour les transactions similaires. Par la suite, les transactions porteuses du même libellé (ou de la portion de libellé que vous aurez indiqué) auront leur compte pour la contrepartie affecté automatiquement.

Reportez-vous à Règles pour la contrepartie automatique d'une transaction bancaire

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